O que é o Exchange Online?

O Exchange Online é a solução de e-mail na nuvem da Microsoft para empresas líder do setor. O Microsoft Exchange Online oferece os benefícios de um serviço de e-mail baseado em nuvem com os recursos robustos de uma implantação de servidor local.

Resumidamente, com o serviço do EOL – EXCHANGE ONLINE a Microsoft armazenará, gerenciará e protegerá as contas de e-mail de sua empresa por um baixo custo mensal.

Além disso, a Microsoft está continuamente aprimorando os recursos fornecidos aos clientes através de feedbacks dados pelos próprios clientes.

Se isso não for o bastante para convencê-lo a optar pelo Exchange Online, seguem mais 19 razões que irão fazê-lo

1. Acesso ao e-mail em qualquer lugar

O fácil acesso ao email em qualquer lugar é essencial para melhorar as vendas, a produtividade, a inovação e o envolvimento do cliente. Os vendedores podem aumentar as vendas respondendo aos clientes em potencial mais rapidamente. Os gerentes podem aprovar projetos e propostas mais rapidamente para aumentar a agilidade e a inovação. O trabalhador é capacitado para melhorar a produtividade e aumentar o engajamento do cliente. O Exchange Online é o melhor de sua classe, com acesso em qualquer lugar. Você não precisará de uma VPN ou de seu computador de trabalho. Os usuários podem configurar facilmente seus smartphones e tablets ou acessar seus e-mails em qualquer navegador da web. Windows, Mac, Linux, Android ou iOS, o acesso está sempre disponível.

2. Segurança

Há algum tempo já, os cibercriminosos estão mais organizados e motivados do que em qualquer outro momento da história. É mais fácil do que nunca atacar uma organização. Os criminosos organizaram-se e oferecem agora o crime cibernético como serviço (CaaS). CaaS é um kit ou serviço que você pode adquirir para atacar pessoas e organizações ciberneticamente. Eles terão como alvo explorações e falhas conhecidas que normalmente sem o reparo adequado, manutenção e uma equipe de TI dedicada, tornarão as empresas alvos fáceis dos criminosos.

Felizmente, o Exchange Online tem proteção de classe mundial contra crimes cibernéticos.

Os funcionários querem a liberdade de acessar os aplicativos e os dados de que precisam em qualquer PC ou dispositivo que escolherem – seja no escritório, em casa ou em trânsito. Ao mesmo tempo, você precisa garantir que os dados estejam protegidos e disponíveis apenas para as pessoas que devem ter acesso.

O Exchange Online possui proteção automática sempre ativa. A Microsoft possui uma equipe dedicada para manter sua organização segura contra novas ameaças. O patching é automático e a manutenção está sempre atualizada.

3. Grandes Caixas de Correio e Emails

Caixas de Email de 99 GB, emails com 150 MB de tamanho e arquivo morto com expansão ilimitada!

Os funcionários nunca mais terão que se preocupar com o tamanho de suas caixas de correio novamente e poderão manter tudo e enviar qualquer coisa!

Quando uma caixa de correio de arquivo morto chega perto do limite de armazenamento, o Office 365 cria automaticamente espaço de armazenamento adicional para o arquivo. Se o usuário ficar sem espaço de armazenamento adicional, o Office 365 adicionará mais espaço de armazenamento ao arquivo do usuário. Esse processo acontece automaticamente, o que significa que os administradores não precisam solicitar armazenamento de arquivamento adicional ou gerenciar o arquivamento de expansão automática.

Caixas de entrada Compartilhadas e de Recursos também têm um limite de 50 GB e a melhor parte? São totalmente gratuitas. Cada equipe pode ter uma caixa de entrada compartilhada (marketing, vendas, suporte técnico) e todas as salas de conferência podem ser gerenciadas automaticamente pelo Exchange Online gratuitamente!

4. Confiabilidade e Disponibilidade a Qualquer Momento

A Microsoft possui um SLA garantido pelas solidez da marca. Abaixo está uma lista de up-times por trimestre desde 2015:

A Microsoft gerencia vários data centers em todo o mundo. Se uma grande tempestade atingir uma área, a Microsoft migrará perfeitamente seu email para um data center seguro. Sua organização continuará em movimento, independentemente dos eventos mundiais.

5. Prevenção de Perda de Dados

Se é um número de cartão de crédito, CPF ou alguma outra informação protegida o Exchange Online pode identificar e proteger contra a perda ou envio incorreto de dados confidenciais.

Você pode educar seus usuários sobre políticas de DLP e ajudá-los a permanecer em conformidade sem bloquear o trabalho deles. Por exemplo, se um usuário tentar compartilhar um documento contendo informações confidenciais, uma política de DLP poderá enviar uma notificação por e-mail e mostrar uma dica de política que permita substituir a política se ela tiver justificativa comercial.

6. Controle e segurança de acesso a smartphones

O uso de dispositivos móveis como smartphones e tablets para acessar e-mails, agendas, contatos e tarefas de trabalho é importante para garantir que os funcionários realizem seu trabalho a qualquer hora, de qualquer lugar. Mas é essencial que você possa gerenciar e proteger esses dispositivos quando eles estiverem conectados à sua organização do Exchange Online.

O Exchange Online permitirá que um usuário sincronize seus emails, contatos, calendário e tarefas diretamente em seu dispositivo portátil. O Exchange Online tem a capacidade de exigir um dispositivo seguro de várias maneiras:

  • Bloqueie, permita e limpe um dispositivo remotamente. Se um dispositivo for perdido ou roubado, um administrador terá habilidade de fazer login no portal de administração do Exchange Online e limpar o dispositivo ou o email.
  • Os administradores podem configurar regras de acesso para famílias e modelos de dispositivos específicos. Quando uma nova vulnerabilidade de segurança é descoberta em dispositivos mais antigos, eles podem rastrear e relatar rapidamente esses dispositivos em seu ambiente e impedi-los de acessos futuros.
  • O Exchange Online também hospeda uma série de políticas de dispositivos diferentes. Por exemplo, uma organização pode forçar todos os usuários a criptografar seu dispositivo ou exigir uma senha complexa para desbloqueá-lo.

7. Filtros de SPAM

100% dos vírus conhecidos bloqueados. 99% de spam interrompido. Todo o email no Exchange Online é verificado através de 5 filtros diferentes de SPAM.

Os filtros podem ser personalizados para permitir determinados parceiros, determinar qual endereço de IP é seguro ou perigoso, filtragem de conteúdo e muito mais. Para segurança adicional, muitas soluções de terceiros estão disponíveis. Ao usar um filtro de spam de terceiros, o Exchange Online pode ser configurado para impedir qualquer email, exceto uma lista de remetentes seguros.

O email de saída também é protegido. Projetado para evitar falsificações para manter sua organização fora das listas negras.

8. Retenção de Litígio e Retenção In-loco

Retenção de Litígio e Retenção In-loco são as evoluções mais recentes, ou alternativas, para backups de journaling e de email. É uma maneira de manter o e-mail mesmo depois que um usuário o excluiu. A solução resolve dois problemas de maneira simples e sem esforço:

  • Armazenamento eletrônico de informações para requisitos de conformidade e regulamentação.
  • Backup e recuperação de itens excluídos acidentalmente.

Segundo a Microsoft “Quando existe uma expectativa razoável de litígio, as organizações são obrigadas a preservar as informações armazenadas eletronicamente (ESI), incluindo os e-mails relevantes para o caso. Essa expectativa pode ocorrer antes que as especificidades do caso sejam conhecidas, e a preservação é geralmente ampla. As organizações podem preservar todos os e-mails relacionados a um tópico específico ou a todos os e-mails de determinados usuários”.

Antes de falarmos sobre Retenção, vamos entender o journaling. O journaling é uma maneira de armazenar permanentemente todos os emails e normalmente é configurado junto com backups. O journaling é utilizado no caso de uma organização precisar provar algo em âmbito legal. Para qualquer pessoa que já gerenciou o journaling, sabe o quanto isso é entediante e demanda muito tempo e rapidamente os destinos do journaling ficam cheiosEmpresas de médio e grande porte podem demandar a necessidade de um administrador dedicado constantemente criando novas caixas de correio e redirecionando o journaling para os novos locais. 

Grandes quantidades de processamento e armazenamento devem ser dedicadas para o arquivamento e indexação das caixas de correio de journaling 

Em resumo, o journaling enviará uma cópia de um email para outro local.  

Por outro lado, a Retenção de Litigio mantém uma cópia completa da caixa de email, ou seja, o usuário ainda pode excluir a caixa de email ou o seu conteúdo, mas a Microsoft continua mantendoa em um local oculto onde somente os administradores são autorizados a acessar. 

Retenção In-Loco permite o controle granular da caixa de email possibilitando que a retenção seja aplicada de forma filtrada e somente em alguns itens durante o período desejado. 

No Exchange Online, você pode usar Retenção de Litígio Retenção In Loco para: 

  • Colocar as caixas de correio do usuário em retenção e preservar os itens da caixa de correio de forma imutável. 
  • Preservar itens de caixa de correio excluídos pelos usuários ou processos de exclusão automática, como o MRM. 
  • Usar Retenção In-loco baseado em consulta para procurar e reter itens que correspondam aos critérios especificados. 
  • Preservar itens indefinidamente ou por um período específico. 
  • Colocar um usuário em várias retenções para diferentes casos ou investigações. 
  • Manter a Retenção transparente ao usuário, não tendo que suspender o MRM. 
  • Ativar pesquisas de Descoberta Eletrônica In-loco de itens colocados em retenção. 

9. E-mail Criptografado

Criptografia em computação é um método utilizado para proteger informações através da conversão dos dados puros em dados criptografados ou ilegíveis e que só podem ser descriptografados por uma entidade que possua a chave de descriptografia. É um dos métodos mais importantes e usados para fornecer segurança para os dados em repouso e ao serem transmitidos pelas redes de computadores.

Exchange Online fornece criptografia em todos os níveis e muitas maneiras de criptografar emails fora de sua organização.

  • Todos os dados são criptografados em repouso. “Dados em repouso” refere-se a dados que não estão ativamente em trânsito. No Exchange Online, os dados de email em repouso (instalados em um disco rígido em um data center seguro) são criptografados.
  • O Exchange Online fará a criptografia da comunicação indo e vindo do cliente. Não importa se o cliente usa Android, Apple, Outlook, Windows, Mac ou um navegador da web.
  • Ao enviar email para outras organizações, o protocolo de email não requer criptografia, mas o suporta. O Exchange Online sempre tentará enviar e receber email por canais criptografados. Caso a outra organização não permita criptografia, o email será enviado em texto simples. Ainda assim, um administrador pode exigir que o email entre duas organizações seja criptografado (e é muito mais fácil configurar no Exchange Online do que no local). Além disso, é possível criptografar um email usando o Office Message Encryption. Se um usuário está enviando informações confidenciais, é possível adicionar criptografia ao email e garantir a segurança dos dados transmitidos.
     

10. Arquivamento no Local

O Exchange Online Archiving oferece aos usuários recursos avançados de arquivamento com o recurso de caixa de correio. Uma caixa de correio de arquivo, aparece junto às pastas principais do usuário no Outlook ou no Outlook on the Web. Os usuários podem acessar o arquivo da mesma forma que acessam suas caixas de correio principais. Além disso, eles podem pesquisar seus arquivos e caixas de correio principais.

As caixas de correio de arquivo são uma ótima maneira de permitir que os usuários tenham caixas de correio enormes enquanto movem automaticamente as informações antigas de sua caixa de correio principal para uma caixa de correio de arquivo separada. Movendo os dados, mantém sua caixa de correio principal pequena e rápida, permitindo que os usuários mantenham tudo. Assim, não perdem tempo limpando sua caixa de entrada. Com o sistema de arquivamento automático, que possui personalização avançada, ninguém perderá tempo com manutenção!

11. Manutenção e Atualizações Automatizadas

O Exchange Online é a solução que mais evolui no mercado. A Microsoft fornece automaticamente patches de segurança e aprimoramentos de produtos sem qualquer intervenção de usuários ou administradores. Atualizações automáticas significam menos tempo de manutenção e mais tempo para desenvolvimento de tecnologias para acelerar o crescimento do negócio.

12. Single-Sign-On

Integrar seu AD com o Exchange Online fornecendo uma identidade comum para acessar recursos locais e na nuvem possibilita que seus usuários sejam mais produtivos. Os usuários e organizações ainda podem aproveitar:

  • Os usuários podem usar uma única identidade para acessar aplicativos locais e o Exchange Online, sendo assim, os usuários não precisam se lembrar de senhas adicionais, diminuindo o número de redefinições de senha e incidentes relacionados à autenticação.
  • Como as contas de usuário criadas no local são usadas para a autenticação do Exchange Online, os administradores não precisarão criar várias contas, diminuindo o tempo necessário para implantar novos usuários.
  • Usando Single SignOn, quando uma conta é desativada no AD interno todas as contas vinculadas serão desativadas também, eliminando as chances de um erro causar uma vulnerabilidade de segurança.

13. Regras automatizadas de fluxo de e-mails e isenções de responsabilidade

Existe algo melhor que automação? Executar vários processos sem precisar despender seu tempo com tarefas operacionais repetitivas?

O Exchange Online tem duas maneiras diferentes de automatizar o fluxo de mensagens:  regras de transporte e regras de caixa de correio.

Regras de transporte são configuradas por administradores. Elas são comumente usados para exigir criptografia, aplicar avisos de isenção de responsabilidade ou assinaturas para todos os e-mails. Outras opções comuns exigem aprovação antes de entregar mensagens e impedir que informações confidenciais saiam acidentalmente da empresa. Há várias formas diferentes de filtrar as regras de transporte e criar regras tão detalhadas, conforme necessário.

O outro tipo de automação é executado pelo usuário em um nível de caixa de correio. É aqui que os usuários podem mover automaticamente os itens para pastas diferentes, aplicar sons especiais quando chegam e-mails importantes, etc. As regras da caixa de correio são uma ótima maneira de ajudar os funcionários a melhorar a eficiência e organizar suas caixas de correio.

14. E-Discovery

O E-Discovery pode ser uma das coisas mais chatas, porém importantes, que a TI gerencia. A descoberta eletrônica (às vezes conhecida como e-discovery, ediscovery, eDiscovery ou e-Discovery) é o recurso eletrônico de identificação, coleta e produção de informações armazenadas eletronicamente (Eletronic Stored Information – ESI) em resposta a uma investigação ou até uma ação judicial. O ESI inclui, entre outros, e-mails, documentos, apresentações, bancos de dados, correio de voz, arquivos de áudio e vídeo, mídias sociais e sites.

Os processos e tecnologias em torno da e-discovery, são muitas vezes complexos, devido ao grande volume de dados eletrônicos produzidos e armazenados. Além disso, os documentos eletrônicos são mais dinâmicos e geralmente contêm metadados, como carimbos de data e hora, informações do autor e do destinatário e propriedades do arquivo. É necessário preservar o conteúdo e os metadados originais para as informações armazenadas eletronicamente, a fim de eliminar reivindicações de espoliação ou adulteração de, mais tarde, provas no litígio.

O Exchange Online permite que os administradores pesquisem em toda a tenant para encontrar exatamente o que você precisa. O Exchange Online elimina a complexidade e o gerenciamento do E-Discovery das mãos dos administradores e o cria diretamente no produto!

Como o Exchange Online é um dos produtos mais populares no mercado, quase todas as ferramentas de terceiros podem ser adicionadas.

15. Flexibilidade Híbrida

Um dos principais pontos de venda do Exchange Online para organizações de médio porte e corporativas é sua flexibilidade híbrida. Implantando o email em uma configuração híbrida, uma organização pode manter algumas caixas de correio do usuário em seu servidor Exchange local, enquanto move outras para o Exchange Online. Essa é uma ótima maneira de migrar para o Exchange Online usando uma migração organizada. As migrações de usuários entre servidores locais e a nuvem são perfeitas. As implantações híbridas são uma ótima maneira de remover cargas de trabalho mais pesadas de seus servidores locais, liberando recursos para serem usados ​​de outras maneiras. Por fim, as implantações híbridas dão a uma organização à flexibilidade da nuvem, permitindo aumentos e diminuições maciças nos usuários e no uso, sem um gasto de capital.

16. Autenticação Multi-Factor

A autenticação multi-fator é um método de verificar quem você é que requer o uso de mais do que apenas um nome de usuário e senha. Usando o Multi Factor Authentication (MFA) para Office 365, os usuários precisam reconhecer uma chamada telefônica, uma mensagem de texto ou uma notificação de aplicativo em seus smartphones após inserir corretamente suas senhas. Eles podem acessar somente depois que esse segundo fator de autenticação for satisfeito.

É uma das melhores formas de impedir que usuários não autorizados acessem sua conta. Com o Exchange Online, o MFA pode ser ativado para todos ou para um subconjunto de usuários. Essa flexibilidade permite que uma organização teste o MFA ou apenas proteja as contas mais críticas como de diretores e gerentes, por exemplo.

17. Colaboração em tempo real com grupos do Office 365

Os grupos do Office 365 são completamente exclusivos da experiência do Office 365. Uma equipe em sua organização pode criar um grupo. O grupo terá uma caixa de entrada compartilhada especial na qual os membros do grupo podem postar atualizações, fazer anotações em emails e colaborar em tempo real. Tudo em uma área segura especial para a equipe! Os grupos do Office 365 são gratuitos, portanto, faça quantos você quiser!

18. Traga seu próprio dispositivo (BYOD)

O Exchange Online vem com uma infinidade de suporte para BYOD (Bring Your Own Device). Como é hospedado na nuvem, os usuários podem acessar seus emails em casa ou em trânsito. Suportando todos os protocolos de email comuns, um usuário pode acessar seu email em qualquer dispositivo usando qualquer software de email que desejar. Graças ao AutoDiscover, um protocolo projetado pela Microsoft para facilitar a configuração do cliente de email, um usuário pode acessar sua caixa de email sem necessidade de suporte de um administrador de TI. Além disso, também é possível acessar diretamente pelo navegador web.

19. Conformidade

O Exchange Online atende a muitas certificações de conformidade e regulamentos. A Microsoft é auditada por terceiros para certificar que eles atendem às metas de conformidade. O Exchange Online não apenas atende grandes regulamentações, como a ISO 27001, as Cláusulas do Modelo da União Europeia (UE), o Acordo de Associação Empresarial da Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA BAA) e o FISMA, mas também o Office 365 é projetado para atender aos requisitos locais de gerenciamento de dados. O Exchange Online atende aos regulamentos da Microsoft.

A Microtel IT Solutions é parceira oficial da Microsoft com experiência em implementação e migração para o Exchange Online. Você pode conferir nossa página sobre soluções de produtividade Microsoft Office 365 e acessar outros materiais sobre o assunto clicando aqui. Caso tenha alguma dúvida, pode entrar em contato conosco.