Por que você deve migrar para o Office 365? (Parte 2)

Sua empresa está avaliando se deve aderir as tecnologias de nuvem começando a migrar para o Office 365? Então você veio ao lugar certo! A Microtel IT, parceira e revenda autorizada Microsoft, está publicando uma série de posts que mostrará algumas das principais vantagens em aderir a nuvem começando pelo Office 365 da Microsoft.

O objetivo desse post é fornecer uma visão geral de como sua empresa pode  aumentar a produtividade empoderando seus colaboradores  através dos principais recursos e novas tecnologias possíveis apenas no Office 365.

Na primeira parte dessa série de postagens nós já discutimos sobre os seguintes tópicos:

• Microsoft 365
• Colaboração com SharePoint e OneDrive
• Mobilidade
• Use o Microsoft Teams como sua plataforma de trabalho e colaboração
• Compartilhamento externo fácil e seguro

Para ler a primeira parte desta série, clique aqui

Esses são os tópicos que iremos discutir nessa segunda parte dessa série de postagens:

• Segurança e Confiabilidade
• Desenvolvimento de aplicativos de negócios
• Compreensão
• Opções de migração
• Cenários híbridos
• Outros benefícios

Segurança e Confiabilidade

Na primeira parte dessa série de postagens, nós já discutimos um pouco sobre o Microsoft 365 que incluí: o Windows 10, o Office 365 e a suíte E M S (do inglês: Enterprise Mobility and Security)

Uma das principais preocupações das empresas ao escolher uma plataforma de colaboração em nuvem, na qual Office 365 é um exemplo e uma plataforma líder, é a segurança das informações. Um dos maiores desafios quando uma empresa está decidindo se deseja migrar para o Office 365 está relacionado a desmistificação de que ter suas informações na nuvem é menos seguro que mantê-las exclusivamente nas instalações da própria empresa.

Para resolver essas mesmas preocupações, a Microsoft fez um investimento muito forte em segurança, que fornece aos usuários e administradores de sistemas vários recursos para atender a essas necessidades e aplicar um conjunto de práticas recomendadas em quatro áreas principais:

• Segurança
• Privacidade
• Conformidade
• Transparência

Além da segurança, a confiabilidade é outro grande benefício de uma solução em nuvem (o Office 365 tem uma disponibilidade média de 99,98%) e as empresas não precisam se preocupar em manter sua própria infraestrutura.

Abaixo, estão alguns dos principais recursos de segurança oferecidos originalmente pela plataforma

Segurança

Em relação à segurança, o Office 365 garante a criptografia de dados em trânsito e em repouso. Em repouso, a tecnologia Bitlocker é usada para criptografar todas as informações nos discos rígidos dos servidores. Além disso, todos os arquivos são segmentados (em pequenos pedaços chamados de chunks) e cada segmento é criptografado individualmente e as chaves de criptografia são armazenadas com segurança em um local físico diferente.

Em trânsito, todos os arquivos são criptografados com TLS usando chaves de 2048 bits.

Privacidade

Em relação a privacidade é possível definir políticas de acesso diferenciadas com base em 4 vetores: usuário, dispositivo, localização e sensibilidade das informações. Alguns exemplos incluem:

• Defina uma janela com limite de tempo para compartilhamento externo ou permita apenas o compartilhamento com determinados domínios
• Bloquear o acesso de locais não seguros (exemplo: redes Wi-Fi abertas)
• Impor autenticação multifatorial (por exemplo: forneça um PIN enviado para um dispositivo móvel). Você pode aplicar a autenticação multifator para todos os usuários, para um conjunto restrito de usuários ou com base em condições como o dispositivo em uso ou o local de acesso (exemplo: redes Wi-Fi abertas)

Conformidade

No que diz respeito à conformidade, a principal preocupação é definir um conjunto de regras que permitam proteger informações confidenciais e impedir o vazamento dessas informações para fora da empresa. Estes são alguns dos recursos que o Office 365 inclui para atender a essa necessidade:

• Prevenção contra perda de dados: Permite que as empresas criem políticas para proteger suas informações mais sensíveis. Exemplo: impedir que documentos com informações de cartão de crédito sejam compartilhados fora da empresa.
• Rotulagem unificada do Office 365: Permite que as empresas criem políticas que protegem o conteúdo dos documentos armazenados na plataforma do Office 365 (principalmente SharePoint, OneDrive e Exchange). A proteção é baseada no serviço de gerenciamento de direitos do Azure e permite que os administradores configurem rótulos de sensibilidade que podem ser aplicados a e-mails e documentos para proteger informações confidenciais. Os rótulos podem ser aplicados automaticamente a todos os documentos em uma biblioteca de arquivos do SharePoint, com base em tipos de conteúdo específicos ou no conteúdo do documento (por exemplo: documentos contendo números de cartão de crédito). Para documentos protegidos, você pode restringir o acesso a um conjunto restrito de usuários, ativar a criptografia e aplicar uma variedade de proteção no nível do documento, como:
  • Bloquear copia e cola de informações de e-mail ou documento
  • Bloquear PrintScreen de um documento
  • Bloquear impressão de documentos
  • Bloquear ações de e-mail como encaminhar ou responder
  • Etc.

Transparência

Em relação à Transparência, uma observação muito importante é que a Microsoft não tem acesso aos dados da organização e as únicas ocasiões em que isso pode ser necessário é a resolução de incidentes de suporte que exigem acesso aos dados. Nesses casos, e usando um recurso chamado Customer Lockbox, o cliente pode aprovar ou rejeitar solicitações de acesso, e o acesso é concedido apenas no caso de a solicitação ser aprovada. Além disso, todos os acessos são auditados para garantir a transparência do processo.

Estes são apenas alguns dos exemplos do vasto conjunto de recursos disponíveis para usuários e administradores para proteger as informações residentes na plataforma Office 365. A segurança é um tópico tão grande que é impossível resumir todos os recursos neste post.

Desenvolvimento de aplicativos de negócios

O Office 365 tem um conjunto de recursos muito rico e atende a uma ampla variedade de necessidades de colaboração. O bom é que também é altamente extensível, permitindo que os desenvolvedores criem experiências ricas para o usuário para praticamente qualquer requisito comercial.

Existem outras maneiras poderosas de estender o SharePoint Online e o Office 365 sem a necessidade de desenvolvedores profissionais, e as abordagens de desenvolvimento rápido de aplicativos estão ganhando cada vez mais espaço no mundo do desenvolvimento, essencialmente para criar aplicativos de negócios.

A visão da Microsoft para o desenvolvimento rápido de aplicativos é composta por duas plataformas principais de desenvolvimento:

• PowerApps
• Microsoft  Flow

PowerApps

O PowerApps é um conjunto de aplicativos, serviços, conectores e plataforma de dados que fornece um ambiente de Desenvolvimento Rápido de Aplicativos para criar aplicativos de negócios personalizados. Usando o PowerApps, os “desenvolvedores cidadãos” podem criar rapidamente aplicativos de negócios personalizados que se conectam aos dados corporativos armazenados no local (acessíveis por meio do On-OnPremises Data Gateway) ou às fontes de dados on-line.

Atualmente, existem dezenas de conectores que permitem que os aplicativos PowerApps se conectem a fontes de dados como SharePoint, OneDrive, Exchange, Dynamics 365, SQL Server, etc.

Uma das grandes vantagens dos aplicativos PowerApps é que eles são desenvolvidos em uma abordagem de mobile-first e você pode usar facilmente aplicativos comerciais em qualquer dispositivo móvel, do tablet ao celular.

O PowerApps é ótimo para criar aplicativos de negócios rapidamente, e abaixo estão alguns exemplos de aplicativos de negócios que podem ser desenvolvidos usando o PowerApps:

• Relatório de despesas
• Pedido de viagem
• Pedido de férias

Microsoft Flow

O Microsoft Flow é um serviço baseado na nuvem que facilita aos usuários na criação de fluxos de trabalho que ajudam a automatizar processos de negócios demorados e a conectar aplicativos e serviços.

Como no PowerApps, o Flow atualmente possui dezenas de conectores que permitem que os fluxos se conectem a fontes de dados como SharePoint, OneDrive, Exchange, Dynamics 365, SQL Server, etc.

Existem inúmeros exemplos de onde o Flow pode ser usado para automatizar processos e o Flow é ótimo para ser usado junto com o PowerApps. Um bom exemplo seria um relatório de despesas criado com o PowerApps com o processo de aprovação guiado pelo Flow, permitindo, por exemplo, automatizar a intregração de despesas aprovadas com seu sistema financeiro.

Outras opções de desenvolvimento

Se a necessidade de seu negócio for muito complexa e o PowerApps e o Flow não forem a melhor abordagem, o SharePoint e o Office 365 oferecem uma enorme plataforma de desenvolvimento, principalmente através do desenvolvimento de soluções baseadas no SharePoint Framework (SPFx)

Visibilidade e Gestão

O Office 365 como plataforma de colaboração gera muitas informações, especialmente se você é uma grande empresa. Para ajudá-lo a compreender as informações armazenadas no Office 365, você pode usar:

• Power BI: Fornece uma plataforma de inteligência de negócios que permite gerar relatórios e painéis para obter insights críticos de negócios a partir de uma variedade de fontes de dados.

• Delve: Permite navegar e descobrir conteúdo relevante para você, incluindo documentos recentes, conteúdo com base em quem trabalha com você e tendências na organização.
• My Analytics: Permite medir indicadores de produtividade pessoal e organizacional, tempo gasto em reuniões e trabalho focado ou acompanhar seus tempos de resposta e leitura de e-mail

Opções de migração

Se você tiver informações no local, usando um compartilhamento de arquivos antigo ou uma versão local do SharePoint Server, o caminho para o SharePoint Online e o Office 365 é alcançado usando uma abordagem de migração de conteúdo para migrar o conteúdo para o SharePoint Online e, normalmente, é necessária uma solução de terceiros para fazer a migração. Algumas soluções de terceiros que podem fazer o trabalho são ShareGate, AvePoint e Metalogix. A Microsoft também lançou há algum tempo a Ferramenta de Migração do SharePoint que também faz o trabalho, mas com menos opções que as soluções de terceiros.

A melhor coisa quando você migra para o Office 365 e o SharePoint Online (especialmente se você estiver usando o SharePoint Server) é que essa deve ser a última migração que você deve fazer! Se você estiver usando o SharePoint Server e optar por fazer uma atualização da versão do SharePoint, sempre terá pelo menos mais uma migração pela frente.

A migração para o SharePoint Online e o Office 365 tem outra vantagem clara: redução dos custos de TI e provavelmente redução geral dos custos de licenciamento, pois você não precisa se preocupar em pagar licenças do SharePoint Server (e também em licenças do SQL Server se o SharePoint é a única razão pela qual você usa o SQL Server). No Office 365, o licenciamento é pago em um modelo baseado em assinatura, no qual você pode escolher o melhor modelo de assinatura que atenda às necessidades da sua empresa.

Cenários Híbridos

Se sua organização ainda não estiver pronta para migrar totalmente para o Office 365 (um dos motivos mais fortes é o caso de requisitos de residência de dados em que a alta sensibilidade pode não sair do país e não há data center do Office 365 nesse país, como por exemplo em Portugal). Nesse caso, um cenário híbrido pode ser sua melhor opção.

Existem vários cenários com suporte híbrido e uma abordagem possível pode ser manter as informações mais confidenciais no local (por exemplo, no SharePoint 2019 que melhorou o suporte híbrido) e levar as informações menos sensíveis para a nuvem e começar a aproveitar as inovações da nuvem do SharePoint Online e Office 365.

Outros Benefícios

O Office 365 é um grande conjunto de produtividade e há outros aplicativos relevantes:

• Yammer: Rede social corporativa onde você pode promover discussões e idéias e promover o envolvimento dos funcionários em toda a organização.
• Microsoft Stream: Plataforma de streaming do Office 365, onde você pode armazenar e marcar vídeos corporativos relevantes, atribuir vídeos a canais e compartilhar vídeos entre organizações, permitindo promover o envolvimento dos funcionários.
• Microsoft Forms: Permite criar pesquisas rapidamente e obter feedback dos clientes, fornecedores e usuários da sua empresa.
• Dynamics 365: Plataforma de CRM incluída no Office 365, onde você pode gerenciar clientes, relacionamentos e criar painéis para ajudá-lo a tomar melhores decisões e ajudar sua empresa a crescer.

Conclusão

Saber para onde levar sua empresa e escolher a plataforma de colaboração certa é uma decisão comercial crítica. O Microsoft 365 é um conjunto de colaboração e produtividade muito abrangente que pode ajudar sua empresa a trabalhar de maneira mais inteligente e tirar proveito das constantes inovações que a Microsoft continua adicionando ao conjunto.

Se você ainda estiver no cenário local (usando o compartilhamento de arquivos, o SharePoint Server ou qualquer outra plataforma de colaboração), avalie cuidadosamente as opções que possui e avalie os prós e os contras de manter sua organização local ou mudar para a nuvem (para SharePoint Online e Office 365).

Uma coisa que não tenho dúvidas: a Microsoft está colocando todos os recursos de inovação e melhores colaboração no SharePoint Online e Office 365, e a lacuna no SharePoint Server está ficando cada vez maior, deixando as empresas que não estão tirando vantagem do Office 365 em clara desvantagem em relação as que o fazem.

Um último argumento: se você ainda estiver On-Premisses, provavelmente já possui o Office 365 licenciado e provavelmente não o está usando ou não está aproveitando ao máximo. Se você já está pagando, por que não começar a aproveitar ao máximo as inovações no Microsoft 365?

Esses são alguns dos motivos para você aderir a nuvem  começando pelo Office 365, para ler a primeira parte dessa série de postagens, clique aqui.

A Microtel IT é parceira e revenda autorizada das soluções Microsoft Office 365 e Microsoft 365 e estamos pronto para ajudar você e sua empresa nessa jornada rumo a integração das tecnologias de nuvem nas suas operações.